Excelユーザー必見｜Microsoft Accessで学ぶデータベースの基礎と活用法

1.はじめに

Accessって聞いたことある？でもよく分からないアナタへ

「Microsoft Accessって名前は聞いたことあるけど、実際何に使うのか知らない」「会社のPCに入ってるけど、開いたことがない」——そんな方、多いんじゃないでしょうか？

Accessは、Microsoft Officeシリーズの中でもちょっと“影の存在”になりがち。でも実は、Excelでは手に負えないような大量データをスマートに管理・分析できる“頼れる相棒”なんです。

このブログ記事では、Access初心者のあなたが「Accessってこんなことができるんだ！」「思ったより分かりやすいかも！」と感じられるように、やさしく、そして楽しく解説していきます。

Excelじゃダメなの？Accessを使う理由

「データ管理といえばExcelでしょ？」確かに、Excelは便利ですし、使い慣れている方も多いでしょう。でもこんな悩み、ありませんか？

• 行数が多すぎて動作が重くなる
• データが複数のシートやファイルに散らばって管理が大変
• 間違えてセルを削除してしまってデータが壊れた

Accessは、そんな“Excelではちょっと苦しい”シーンで本領を発揮します。
たとえば

• データを一元管理し、検索や集計を瞬時にこなす
• 入力ミスを防ぐ仕組み（入力フォームや制約条件）が作れる
• 関係性のある複数データを“つなげて管理”できる

Accessは「データベース管理ソフト」というカテゴリに属するツールで、効率的で正確なデータ管理を行うための工夫が詰まっています。

この連載では、専門用語もやさしく噛み砕いて紹介していきますので、「データベースって難しそう…」と身構えず気軽に読み進めてくださいね。

2.Microsoft Accessってなに？

データベースとは？

まずは基本のキから。Accessは「データベースソフト」ですが、そもそも“データベース”って何でしょう？

ざっくり言うと、「大量の情報を整理して、必要なときにすぐ取り出せるようにした仕組み」のことです。
たとえば

• 顧客情報（名前・住所・電話番号など）
• 商品在庫（商品名・在庫数・価格など）
• 社員情報（社員番号・部署・入社日など）

こういったデータを、ただ表にするのではなく、「項目ごとに整理し」「検索・抽出・集計」しやすい状態にしたのが、データベースの役割です。

Accessの基本構造：テーブル、クエリ、フォーム、レポート

Accessは、以下の4つの主要な部品で成り立っています。

機能名	役割	ざっくりイメージ
テーブル	データの保管場所	Excelの表のようなもの
クエリ	データの抽出・加工	フィルター＆関数の達人
フォーム	データ入力画面	入力用のオシャレな窓口
レポート	印刷・出力用	美しく整った成績表

Accessはこれらを組み合わせることで、「データの入力・管理・検索・出力」といった一連の業務を効率的にこなせるのが特徴です。

Excelとの違いを簡単比較

機能	Excel	Access
データ容量	約100万行まで	数百万件でもOK（構造次第）
複数ユーザーの同時利用	苦手	得意（同時編集もOK）
データの整合性維持	手動チェックが必要	自動制御できる（制約やリレーションシップ）
入力のしやすさ	セル入力	フォームで入力ミス防止
分析機能	関数・ピボットが中心	クエリで自在に抽出・集計

もちろん、AccessとExcelは「どちらが上か」ではなく、「使い分け」がポイントです。
Accessは“データ管理のプロ”、Excelは“見せ方と分析のプロ”と覚えておくと◎！

Accessの「全体像」が少しクリアになってきましたか？
次章では、実際にAccessを起動して、画面の見方をチェックしていきます！

3.Accessの画面を見てみよう！

起動とファイルの作成方法

まずはAccessを立ち上げてみましょう。Microsoft Accessを起動すると、最初に表示されるのが「スタート画面」です。ここでは

• 「空のデータベース」を選んで新規作成
• 既存のファイル（.accdb）を開く

などの選択が可能です。

新しく始める場合は「空のデータベース」をクリックし、ファイル名をつけて保存しましょう。これであなた専用のデータベースファイルの誕生です！

画面構成と主な操作エリア

Accessのメイン画面は、以下のようなパーツに分かれています。

項目	説明
リボン	機能がまとめられたメニュー。WordやExcelと似ています
ナビゲーションウィンドウ	作成したテーブル、クエリ、フォームなどの一覧が表示されます
作業ウィンドウ	テーブルやフォームを開いて実際に操作するエリアです

リボンでは「作成」「外部データ」「データベースツール」などのタブから、目的に応じた機能を選べます。

ナビゲーションウィンドウの役割

ナビゲーションウィンドウはAccessの“コックピット”。
ここに表示されるアイテムは、あなたが作成した「テーブル」「クエリ」「フォーム」「レポート」など。

カテゴリ別に並べることもできますし、検索バーで素早く目的のオブジェクトを探すこともできます。

たとえば

• 「顧客テーブル」
• 「売上集計クエリ」
• 「入力用フォーム」
• 「売上月次レポート」

などがずらっと並び、Access内の“全資産”がひと目で把握できるようになります。

Accessの基本画面、なんとなくつかめてきましたか？
次は、データの“本体”となる「テーブル」を実際に作ってみましょう！

4.Accessの「テーブル」を作ってみよう

テーブルってなに？データの“器”

Accessにおいてテーブルは“データの土台”です。
Excelで言えば「シート」、冷蔵庫で言えば「棚」、本棚で言えば「本を並べるスペース」。

ここに、名前・住所・電話番号といったデータを、項目（＝フィールド）ごとに、1件ずつ（＝レコード）で入力していきます。

例えば顧客データの場合

顧客ID	名前	メールアドレス	登録日
001	山田太郎	yama@example.com	2024/01/10
002	佐藤花子	sato@example.com	2024/02/14

この表がまさに「テーブル」です。

フィールドとレコードの考え方

Accessではデータを「縦：フィールド（列）」×「横：レコード（行）」で管理します。

• フィールド：データの項目（例：氏名、住所、生年月日など）
• レコード：1件分のデータ（例：山田さんのデータひとまとまり）

この構造を意識するだけで、Accessの見え方が一気にクリアになります！

データ型と主キーの選び方

テーブルを作るとき、各フィールドには「データ型」を指定する必要があります。これは「この項目にはどんなデータが入るのか？」をAccessに教えてあげるものです。

代表的なデータ型

データ型	内容例
短いテキスト	名前、住所など
日付/時刻	生年月日、登録日など
数値	年齢、個数など
通貨	金額
はい/いいえ	フラグやチェック項目に便利

そしてもうひとつ大事なのが「主キー」。
これは「その行を一意に識別するためのフィールド」です。例えば「顧客ID」「社員番号」などが主キーになります。

Accessは主キーを使って、他のテーブルと“つなげる”準備もしてくれるのです。

実際にテーブルを作ってみよう（例：顧客リスト）

Accessで新規テーブルを作るには

1. 「作成」タブ →「テーブル」をクリック
2. 「デザインビュー」に切り替え
3. フィールド名、データ型を入力していく
4. 「主キー」を設定
5. 保存して完了！

例：顧客リストテーブル

フィールド名	データ型	備考
顧客ID	オートナンバー	主キーに設定
氏名	短いテキスト	必須
メールアドレス	短いテキスト	一意制約をかけると◎
電話番号	短いテキスト	ハイフンも入力可能
登録日	日付/時刻	デフォルト値に「現在の日付」も可

Accessのテーブルは、「正しく構造化する」ことが後々の分析や検索のしやすさに直結します。
最初にしっかり設計するのが、Accessマスターへの第一歩です！

次は、作ったデータを自在に検索・加工する「クエリ」について解説します。

5.クエリでデータを抽出・加工！

クエリとは？

Accessにおける「クエリ」とは、データベースに対する“質問”や“命令”のようなものです。

たとえば

• 「東京都の顧客だけ見せて」
• 「今月の売上を合計して」
• 「登録日が2024年以降のデータだけ欲しい」

といった条件付きのデータ抽出や計算を、クエリを使ってサクッと行えるのです。
まさに、Accessの“情報検索エンジン”！

クエリでできること一覧

クエリは用途に応じてさまざまな種類があります。主なものはこちら

クエリの種類	内容	使用例
選択クエリ	条件に合うデータを抽出	「A地区の顧客だけ」など
集計クエリ	データの合計・平均・カウントなど	「月別売上合計」など
アクションクエリ	データを更新・追加・削除	「一括で住所変更」など
パラメータクエリ	ユーザー入力で条件を変える	「登録日を指定して検索」など

この章では、まず一番基本の「選択クエリ」を中心に見ていきましょう。

条件付き抽出のやり方（例：特定地域の顧客抽出）

たとえば、東京都に住む顧客だけを抽出したいとします。

1. 「作成」タブ →「クエリ デザイン」を選択
2. 使用するテーブル（例：顧客）を追加
3. 必要なフィールド（氏名、住所など）を下のグリッドに追加
4. 「住所」フィールドの「抽出条件」欄に Like "*東京*" と入力
5. 実行（赤いビックリマークのアイコン）をクリック！

これで、「東京」が住所に含まれる顧客だけが抽出されます。

他にも

• >= #2024/01/01#（指定日以降）
• Is Null（空欄のデータ）
• Between 20 And 30（20〜30の範囲）

といった条件も自由自在。

集計クエリ・アクションクエリの使いどころ

集計クエリ

複数レコードをまとめて計算できます。

例：「月別売上の合計」

1. クエリデザインで「集計」ボタン（Σ）をクリック
2. 「売上金額」→「集計：合計」、「月」→「集計：グループ化」
3. 実行で、月ごとの合計額がバッチリ出力！

アクションクエリ

データを直接変更する“パワフルな操作”なので、使うときは慎重に。

例：「顧客の市区町村名を一括で修正する」

• 更新クエリを作成
• 「旧：東京都市部」→「新：東京都多摩市」などに一括変換

クエリをマスターすると、Accessの威力は一気に倍増します！
次章では、データ入力をもっと便利にする「フォーム」について学んでいきましょう。

6.フォームで入力をラクに！

フォームの基本と役割

Accessにおける「フォーム」とは、テーブルへの入力や表示を分かりやすく・使いやすくするための画面です。

テーブルに直接入力してもOKなのですが、行や列が多くなると見づらくなるし、間違えて他の行を消してしまう…なんてこともありますよね。

フォームを使えば

• 入力画面をカスタマイズできる
• 余計なフィールドを非表示にできる
• 見た目がスッキリして作業効率アップ

まるで“業務用の専用アプリ”のようなUIを、Accessならノーコードで作れるんです！

自動フォーム作成で簡単に始めよう

Accessでは、初心者でもすぐにフォームを作れる機能があります。それが「自動フォーム作成」！

やり方は超シンプル

1. ナビゲーションウィンドウでテーブルを選択（例：「顧客」）
2. 上部メニュー「作成」→「フォーム」をクリック！

これだけで、テーブルの全フィールドを使ったシンプルな入力画面が完成します。

できたフォームには、1レコードずつ表示されるボタンやナビゲーションバーも付いており、誰でも迷わずデータ入力が可能です。

フォームをカスタマイズするには

「見やすくしたい」「不要な項目は非表示にしたい」——そんなときはデザインビューやレイアウトビューを使って自由に調整可能です。

主なカスタマイズ例

• 項目の順番を並び替え
• ラベル名（見出し）を変更：「顧客ID」→「ID番号」など
• 背景色やフォントを変更して見やすく
• コンボボックス（ドロップダウン）で入力ミス防止
• チェックボックスや日付ピッカーの設置

さらに一歩進んで、ボタンを追加して「保存」「検索」「レポート出力」などの動作をつけることもできます（これができると一気に“開発者っぽさ”が増します！）。

フォームを使えば、Accessは単なるデータベースから“現場で使えるアプリ”に早変わり！
次章では、そのデータをキレイに整えて印刷・出力する「レポート」の使い方に進みましょう。

7.レポートでキレイに印刷・出力

レポートの特徴と作成方法

Accessのレポートは、データを見栄えよく整えて印刷やPDF出力するためのツールです。

フォームが「入力用の画面」なら、
レポートは「印刷用の完成品」といった位置づけ。

たとえば

• 顧客一覧をPDFにして営業チームに配布
• 売上報告書を月末に印刷
• 請求書を自動で作成・印刷

など、実務で「渡す」ための資料として大活躍します！

レポートの作り方（基本編）

1. ナビゲーションウィンドウで使用するテーブルやクエリを選択
2. 「作成」タブ →「レポート」ボタンをクリック
3. 自動でレイアウトが生成されます
4. レイアウトビューまたはデザインビューで微調整
5. 名前を付けて保存！

Accessがレポートを“賢く自動生成”してくれるので、最初はとても簡単に始められます。

フィルタやグループ化のコツ

レポートをさらに見やすく整理するには、グループ化と並べ替えがカギです。

たとえば

• 「都道府県ごとに顧客をまとめる」
• 「日付順に売上データを並べる」
• 「商品カテゴリ別に小計を出す」

これらはすべてグループ化とソート機能で実現可能です。

やり方

1. レポートビューで「グループ化と並べ替え」を選択
2. グループ化するフィールド（例：都道府県）を追加
3. 必要に応じて「集計」設定（件数や合計）も加える

これだけで、ただの一覧表が“読みやすいレポート”に早変わりします。

印刷・PDF出力の流れ

Accessのレポートはそのまま印刷してもいいですし、PDFとして保存することも可能です。

印刷までの流れ

1. ナビゲーションウィンドウでレポートを右クリック
2. 「印刷プレビュー」を選択
3. 必要に応じて用紙サイズや余白を設定
4. 「印刷」ボタンで出力！

PDF出力の方法

1. 「ファイル」→「エクスポート」→「PDFまたはXPSの作成」
2. ファイル名をつけて保存すれば完了！

業務で資料を“見せる・渡す・提出する”場面が多い方には、Accessレポートは心強い味方になります。

ここまでで、「入力（フォーム）」→「保存（テーブル）」→「抽出（クエリ）」→「出力（レポート）」の流れが見えてきたのではないでしょうか？
次章では、Excelとの連携テクニックをマスターして、さらなる活用へつなげましょう！

8.ExcelとAccessの連携テクニック

ExcelのデータをAccessに取り込む

Accessを使い始めた初心者さんの多くが思うのが、「今までExcelで管理していたデータ、どうするの？」という疑問。
安心してください。AccessはExcelとの相性もバツグンです！

Excelデータの取り込み手順

1. Accessで新しいデータベース（または既存ファイル）を開く
2. 「外部データ」タブ →「新しいデータ ソース」→「ファイルから」→「Excel」を選択
3. インポートするExcelファイルを指定
4. データを新しいテーブルにするか、既存テーブルに追加するかを選択
5. 項目（フィールド名）を確認し、取り込み完了！

これで、今までExcelで管理していた情報を、Access流にしっかり整理・管理できるようになります。

Accessのクエリ結果をExcelで利用する

逆に、「Accessで抽出したデータをExcelで使いたい！」というケースもよくあります。

たとえば

• Accessで条件抽出した売上データを、Excelでグラフ化したい
• 集計結果をExcelで加工・プレゼン資料にしたい

そんなときも簡単！

クエリ結果をExcelに出力する方法

1. ナビゲーションウィンドウでクエリを右クリック
2. 「エクスポート」→「Excel」を選択
3. ファイル名をつけて保存すればOK！

これで、Accessの精密なデータ抽出力と、Excelの華やかな表現力を“いいとこ取り”できます。

「データの一元管理」の考え方

AccessとExcelを連携する上で大事なポイントは、役割分担を意識することです。

ツール	得意分野
Access	大量データの保存・整理・検索・集計
Excel	データの分析・ビジュアル表現・報告書作成

つまり、
- 「保存・管理」はAccess
- 「見せ方・加工」はExcel

この棲み分けを意識すると、両者を組み合わせた「最強タッグ」が完成します！

次章では、Accessをさらに使いこなすために、次に覚えたい機能や学習ステップをご紹介していきます。

9.Accessを使いこなすための学習ステップ

次に覚えたい機能一覧（リレーションシップ、VBAなど）

Accessをここまで使ってきたあなた、すでにかなりの“入門卒業”レベルです！
ここからは「脱・初心者」へ向けたステップアップを紹介します。

リレーションシップ（テーブル同士のつながり）

Accessの真骨頂がここ！
複数のテーブルを「主キー」と「外部キー」でつなげて、一元管理＆データの整合性維持が可能になります。

例 - 顧客テーブル ↔ 注文テーブル（顧客IDで接続） - 商品テーブル ↔ 売上テーブル（商品コードで接続）

この設計により、「ある顧客がどんな注文をしたか」を簡単に追跡できるようになります。

入力規則やデータ検証

テーブルやフォームに「入力ルール」を設定することで、データのミスを未然に防げます。

• 数値は1〜100の範囲だけ
• 空欄は許さない
• 日付は今日以前のみ許可 など

実務での「うっかり入力」によるミスを大きく減らせます。

マクロやVBA（Visual Basic for Applications）

Accessはノーコードでも十分使えますが、「自動化したい」「業務効率を爆上げしたい」人におすすめなのがこの2つ。

• マクロ：操作を自動化（ボタンで検索や印刷など）
• VBA：より高度な処理が可能（条件分岐、ループ処理など）

最初はマクロから入り、少しずつVBAへ進むのが王道ルートです。

よくあるエラーと対処法

Access初心者がつまずきがちな“あるあるトラブル”と、その対策も覚えておきましょう。

エラー内容	原因	対処法
「型が一致しません」	データ型が不整合	テーブルやクエリのデータ型を確認
「○○が見つかりません」	テーブル名・フィールド名のミス	スペルミスや名前変更に注意
フォームが動かない	マクロやプロパティ設定ミス	マクロの条件・イベントをチェック

わからないときは「エラー内容＋Access」で検索すれば、大抵の対処法が見つかります！

おすすめの学習サイトや書籍

Accessをもっと深く学びたい方に向けて、信頼できる学習リソースをご紹介します。

オンライン学習

• Microsoft公式サポート（https://support.microsoft.com/ja-jp/access）
• ドットインストール（動画で学ぶシリーズ）
• YouTubeチュートリアル（「Access 初心者」などで検索）

書籍

• 『できる Access 入門』（インプレス）
• 『Access実践バイブル』（日経BP）
• 『はじめてのAccess データベース入門』（翔泳社）

特に動画＋実践の組み合わせが、初心者から中級者への近道です。

ここまで読んできたあなたは、もう「Accessを学んだことがある」ではなく「Accessを使える人」として次のステージへ進む準備万端です！

次章はいよいよラスト。「まとめとこれからの一歩」に進みましょう。

10.まとめとこれからの一歩

「Accessで何ができるのか」が分かったあなたへ

ここまで読んでくださったあなた、本当にお疲れさまでした！
Accessってなんだか難しそう…と感じていた方も、今ならきっとこう思っているのではないでしょうか？

「思ったよりシンプルで、現場で使えるツールじゃん！」

そうなんです。Accessは「プロっぽいけど、実はやさしい」ツール。
使いこなせれば、Excelだけではカバーしきれなかった“業務の複雑な部分”をスッキリ解決してくれます。

このブログでは、以下のようなポイントを順に解説してきました。

• Accessの基本構造（テーブル、クエリ、フォーム、レポート）
• Excelとの違いや連携方法
• 実際の操作手順と初期設定
• よくあるミスとその回避法
• スキルアップの道筋と学習リソース

一歩ずつでも、確実に知識とスキルが身についているはずです。

まずは小さなデータベースを作ってみよう

知識が頭に入ったら、あとは手を動かすことが一番の近道です。

最初に作ってみるならこんなデータベースがおすすめ

• 顧客リスト
• 商品在庫管理
• 社内備品貸出管理
• 読書記録や趣味のコレクション管理

業務でもプライベートでも、「ちょっと整理したいな」と思っていた情報をAccessで形にしてみてください。

エクセルとの連携も活用しつつ、「これはAccessの方がラクかも…」と実感できれば、もうあなたは立派な“Access使い”です！

Accessは、知れば知るほど奥が深く、業務の効率化に役立つツール。
でも同時に、「最初の一歩」を踏み出せば誰でもマスターできる、身近な味方でもあります。

このブログが、あなたのAccessライフの第一歩になれたらとても嬉しいです。